Une GED ne se déploie pas par les seules équipes IT. Les responsables administratifs (secrétariats généraux, directions des archives, services qualité) doivent en maîtriser les concepts pour piloter le projet et l'usage en production.
Module 1 — Concepts et vocabulaire
Documents, fichiers, métadonnées, plan de classement, durée d'utilité administrative, communicabilité.
Module 2 — Construire un plan de classement
Méthode ascendante vs descendante, validation par les métiers, documentation et formation.
- Recensement des typologies documentaires
- Hiérarchisation et nommage cohérent
- Évolution dans le temps et gestion du legacy
Module 3 — Workflows et signature
Modélisation des circuits de validation, intégration de la signature électronique, gestion des relances.
Module 4 — Conformité et archivage probant
Cadre juridique, archivage à valeur probante, hébergement, scellement, traçabilité.
En pratique
La formation se déroule sur 3 jours en présentiel ou en classe virtuelle, avec un atelier pratique sur DocuPro Suite ou un autre outil GED de votre choix.