Numérisation et indexation
Dématérialisez vos documents papier et indexez-les avec des champs métiers configurables.
GED & Dématérialisation
DocuPro Suite — la GED modulaire des organisations africaines
Dématérialisez vos archives, structurez vos courriers et automatisez vos workflows documentaires sur une plateforme unique, conçue pour les entreprises et administrations.
Proposition de valeur
DocuPro Suite est la plateforme historique d'Alliance Consultants : une suite GED modulaire qui réunit l'archivage électronique, la gestion documentaire, le suivi des courriers et les workflows métier dans un environnement unique, sécurisé et adapté aux contextes africains.
Cibles et problèmes adressés
Pour qui ?
Les organisations qui en tirent le plus de valeur.
Administrations et services publics
Centralisez les dossiers, sécurisez les archives à valeur probante et fluidifiez les circuits de courrier interne et externe.
Entreprises privées et PME / ETI
Structurez vos documents, partagez l'information entre équipes et accélérez les processus métier sensibles aux délais.
Services archives et secrétariats généraux
Indexez, classez et retrouvez vos documents en quelques secondes ; pilotez les durées d'utilité administrative et les prêts physiques.
DSI et responsables qualité / conformité
Garantissez la traçabilité des actions, l'historisation des versions et la conformité aux exigences documentaires de l'organisation.
Problèmes adressés
Ce que la solution résout concrètement.
- Archives papier dispersées et difficiles à retrouver, avec un coût caché de recherche élevé pour les équipes.
- Courriers entrants et sortants peu suivis, sans imputation claire ni traçabilité des accusés de réception.
- Procédures d'approbation lentes, dépendantes de circuits papier ou e-mail non auditables.
- Versions de documents qui se multiplient sur les postes locaux, sans source de référence partagée.
- Manque de visibilité sur le statut des dossiers en cours et sur les délais de traitement.
Fonctionnalités
Capacités fonctionnelles
Fonctionnalités clés
Une plateforme modulaire, organisée par grands domaines fonctionnels.
Docu-Archives — dématérialisation et archivage
Recherche multicritère
Retrouvez n'importe quel document par mot-clé, métadonnée, date, service ou type de pièce.
Durée d'utilité administrative
Pilotez les durées de conservation et les sorts finaux de chaque catégorie d'archives.
Prêts physiques
Tracez les sorties et retours de dossiers physiques avec un journal de mouvements complet.
Docu-GED — collaboration documentaire
Centralisation des documents
Une bibliothèque unique pour les contrats, procédures, modèles, comptes rendus et documents de référence.
Espaces partagés par équipe
Organisez les espaces par direction, projet ou processus, avec des droits d'accès granulaires.
Versions et historique
Conservez l'historique complet des versions et des modifications, avec restauration possible.
Publication contrôlée
Publiez les documents finalisés à un public défini, en distinguant brouillons et versions de référence.
Docu-Courriers — gestion des courriers
Courrier entrant et sortant
Enregistrez, qualifiez et orientez les courriers physiques et numériques dès la réception.
Imputation et notifications
Attribuez les courriers aux services concernés et notifiez les destinataires automatiquement.
Suivi des accusés de réception
Tracez les délais de prise en charge et les statuts de traitement de bout en bout.
Docu-Flow — workflows et automatisation
Workflows configurables
Modélisez vos circuits d'approbation, de validation et de publication sans développement.
Personnalisation d'écrans
Adaptez les formulaires et les vues à vos processus métier sans toucher au code.
Suivi des étapes
Visualisez en temps réel l'état d'avancement de chaque dossier et les étapes restantes.
Bénéfices
Bénéfices métier
Ce que la solution apporte
Des résultats concrets, mesurables, pour vos équipes et vos opérations.
x10 plus vite
Recherche plus rapide
Retrouvez un document en quelques secondes au lieu de plusieurs minutes ou heures.
Sécurité et traçabilité
Toutes les actions sensibles sont journalisées et associées à un utilisateur identifié.
Gain de productivité administrative
Les équipes consacrent moins de temps aux tâches répétitives liées au papier et plus au cœur de métier.
Conformité et auditabilité
Documents, versions et workflows sont traçables, ce qui facilite les contrôles internes et les audits.
Collaboration entre services
Les documents et processus sont partagés entre équipes sans circulation incontrôlée par e-mail.
Cas d'usage
Sur le terrain
Cas d'usage
Quelques exemples concrets d'utilisation de la solution.
Dématérialisation d'un service archives
Numérisation rétroactive d'un fonds documentaire, indexation par fonds et type de document, mise à disposition des utilisateurs autorisés.
Workflow d'approbation des courriers entrants
Réception du courrier, qualification, imputation au service compétent, suivi du délai de traitement et clôture tracée.
Publication documentaire interne
Mise en ligne des procédures qualité validées, accessibles à l'ensemble des collaborateurs concernés avec gestion fine des versions.
Preuves
Sur le terrain
Quelques cas d'usage
Dématérialisation d'un service archives
Numérisation rétroactive d'un fonds documentaire, indexation par fonds et type de document, mise à disposition des utilisateurs autorisés.
Workflow d'approbation des courriers entrants
Réception du courrier, qualification, imputation au service compétent, suivi du délai de traitement et clôture tracée.
Publication documentaire interne
Mise en ligne des procédures qualité validées, accessibles à l'ensemble des collaborateurs concernés avec gestion fine des versions.
Questions fréquentes
Questions fréquentes
Tout ce qu'il faut savoir
DocuPro est-il déployable en SaaS ou sur nos serveurs ?
DocuPro Suite peut être déployée en mode SaaS opéré par Alliance Consultants, sur votre cloud privé ou sur vos serveurs internes selon vos contraintes de souveraineté et de sécurité.
Peut-on intégrer DocuPro à nos scanners professionnels existants ?
Oui. Alliance Consultants commercialise et intègre des scanners professionnels et configure leur prise en charge directe par DocuPro pour fluidifier la dématérialisation.
Comment se passe la reprise de l'existant ?
Notre équipe accompagne la phase d'audit et de cadrage : recensement des fonds, plan de classement, indexation, planification de la numérisation, formation des utilisateurs et mise en service progressive.
Qui peut accéder aux documents ?
Les droits d'accès sont configurables par espace, par dossier et par type d'action (lecture, dépôt, modification, validation, suppression).
Combien de temps prend une mise en place ?
Selon le périmètre, les premiers modules peuvent être mis en service en quelques semaines, avec un déploiement progressif des autres modules et des nouveaux fonds documentaires.
Solutions associées
Écosystème
Solutions associées
Selon votre besoin, ces solutions de l'écosystème Alliance Consultants peuvent mieux vous correspondre.
Pharma & Réglementaire
MedicPro
Si votre organisation est un opérateur pharmaceutique avec besoins réglementaires (AMM, visas, stocks, ventes), MedicPro est mieux adapté qu'une GED généraliste.
Immobilier & PropTech
ImmoTopia.cloud
Si vous gérez un parc immobilier, des locations, des copropriétés ou des annonces, ImmoTopia.cloud propose une plateforme métier dédiée.
EdTech & Gestion scolaire
École Digitale
Pour la gestion académique d'un établissement de formation (étudiants, cours, évaluations, présences, paiements), tournez-vous vers École Digitale.
Démo personnalisée
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