Une GED ne se choisit pas sur la fiche produit. La réussite d'un projet de gestion électronique des documents repose d'abord sur le cadrage : périmètre, processus cibles, équipes concernées et indicateurs de succès. Voici les six questions que nous posons systématiquement avant de configurer DocuPro Suite chez nos clients.
1. Quel périmètre documentaire dématérialiser en priorité ?
On commence rarement par tout numériser. Identifiez 1 à 3 typologies à fort volume ou à forte valeur métier : courriers entrants, contrats, dossiers RH, factures fournisseurs.
- Volume mensuel et stock historique à reprendre
- Sensibilité (RGPD, secret professionnel, valeur probante)
- Fréquence de consultation par les équipes
2. Qui sont les utilisateurs et quels sont leurs gestes quotidiens ?
Une GED n'est utile que si elle s'intègre aux gestes des équipes. Cartographiez les profils (saisie, validation, consultation) et leurs outils actuels.
3. Quels workflows de validation automatiser ?
Avant DocuPro, listez les circuits actuels : qui valide quoi, dans quel ordre, avec quels délais. C'est la base des workflows configurables.
En pratique
Avec ce cadrage, le déploiement de DocuPro Suite devient un projet maîtrisé : pilote sur un périmètre clair, mesure des gains (temps de recherche, délais de traitement) et extension progressive aux autres directions.