Trois fondamentaux conditionnent la pérennité d'une dématérialisation : la qualité du plan de classement, le choix des métadonnées d'indexation et la cohérence des règles de conservation. Tout le reste en découle.
Le plan de classement
Structure logique de vos archives, généralement en 3 à 4 niveaux. Il guide l'utilisateur sans l'enfermer.
- Stable dans le temps mais évolutif
- Validé par les directions métier
- Documenté et accessible aux utilisateurs
L'indexation
Choix des métadonnées : titre, date, auteur, mots-clés contrôlés, identifiants métier (numéro de dossier, contrat, agent).
La conservation
Pour chaque typologie, définir la durée d'utilité administrative, le sort final (élimination, archivage définitif) et les conditions de communicabilité.
En pratique
Ces trois fondamentaux se travaillent en atelier avec les métiers, avant tout choix d'outil. C'est le passage obligé pour qu'une GED ne devienne pas un cimetière de PDF impossibles à retrouver.