MAIRIE DE YOPOUGON : 2015 – 2016

Mise en place d’un système d’archivage électronique des registres

Le service des archives de la mairie de Yopougon était confronté à d’énormes difficultés :

• Indisponibilité des Registres pour de longues périodes;
• Impossibilité de faire la traçabilité des sorties des registres et des documents;
• Pertes pures et simples de certains registres et des documents;
• Dégradation de l’état des registres et des autres documents;
• Difficultés de faire des recherches;
• Duplication de documents;
• Difficulté de faire des arbitrages

Pour répondre à ces difficultés, nous avons customisé le module Docu-Archives et avons obtenu les résultats suivants :

• Dématérialisation et indexation des Registres;
• Dématérialisation et Indexation des projets et des mentions portées à chaque acte;
• Traçabilité des sorties des registres et des documents avec mention de la raison, la date de retour prévisionnelle, la localisation, du service et de l’agent;
• Alertes et notifications des documents dus;
• Consultation et impression

Gestion de la sécurité et de la confidentialité