MAIRIE DE YOPOUGON : 2015 – 2016
Mise en place d’un système d’archivage électronique des registres
Le service des archives de la mairie de Yopougon était confronté à d’énormes difficultés :
- Indisponibilité des Registres pour de longues périodes;
- Impossibilité de faire la traçabilité des sorties des registres et des documents;
- Pertes pures et simples de certains registres et des documents;
- Dégradation de l’état des registres et des autres documents;
- Difficultés de faire des recherches;
- Duplication de documents;
- Difficulté de faire des arbitrages
Pour répondre à ces difficultés, nous avons customisé le module Docu-Archives et avons obtenu les résultats suivants :
- Dématérialisation et indexation des Registres;
- Dématérialisation et Indexation des projets et des mentions portées à chaque acte;
- Traçabilité des sorties des registres et des documents avec mention de la raison, la date de retour prévisionnelle, la localisation, du service et de l’agent;
- Alertes et notifications des documents dus;
- Consultation et impression
Gestion de la sécurité et de la confidentialité