I. Qu’est-ce que la GED ?

Définition

Concepts de base de la GED

II. Les enjeux de la GED

A. Enjeux organisationnels

Réduire les coûts

Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques

Améliorer la traçabilité des documents

Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents

Augmenter la productivité

B. Enjeux réglementaires

Répondre aux contraintes légales en matière d’archivage

Répondre aux exigences des normes de qualité

Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents

Augmenter la productivité

III. Les principales fonctionnalités d’une GED

Numérisation des documents

Métadonnées, Folksonomie, Taxonomie

Recherche en texte intégral ou full-text

Sauvegardes

Intégration de la sécurité et de la confidentialité

Workflow

Principe

Exemples d’applications

IV. Automatisation et Traitement en Vrac des Arriérés

Problématique

Modes de traitement

Outsourcing ou Externalisation

V. Conduite d’un projet GED

Analyse des flux et de l’environnement

Définition du projet de GED

Mise en œuvre itérative avec la méthode AGILE

Conduite de projet

Risques et Contraintes d’un projet de GED

VI. Type de Solutions

Les avantages et inconvénients des solutions Open Source

Les avantages et inconvénients des solutions Standards

Les avantages et inconvénients des solutions du développement spécifique

VII. Soyons Pratiques

Vos préoccupations

Aspects techniques avancés et réponses aux questions

Comparaison de Solutions GED

Test et évaluation de solution

I. Qu’est-ce que la GED ?

• Definition

Système informatique permettant de capturer, traiter, gérer, intégrer et distribuer des informations.

• Concepts de base de la GED

1. Acquisition

L’acquisition concerne aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier, pellicules, bandes magnétiques, etc. (via numérisation) qu’électroniques (fax, email, etc.). L’acquisition peut selon les cas inclure les documents multimédia tels que les images, les sons, les vidéos.

2. Indexation

Lorsqu’un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir être retrouvé. Il est donc indexé selon ses métadonnées (type de fichier, date d’ajout, responsable de l’ajout) et son contenu (recherche en texte intégral).

3. Stockage

Il est impératif de garantir l’intégrité, la sécurité et la sauvegarde des documents du système de GED. Il faut donc s’intéresser au stockage initial des documents et à leurs sauvegardes.

4. Diffusion

Certains documents doivent légalement être conservés mais n’ont plus de pertinence pour les opérations courantes. Ils deviennent alors des candidats à l’archivage, ce qui peut avoir des conséquences sur leur accès et leur indexation.

5. Archivage

Certains documents doivent légalement être conservés mais n’ont plus de pertinence pour les opérations courantes. Ils deviennent alors des candidats à l’archivage, ce qui peut avoir des conséquences sur leur accès et leur indexation.

II. Les enjeux de la GED

A. Enjeux organisationnels

Réduire les coûts

Si la GED est associée à ses propres coûts (infrastructure, formation, maintenance), elle permet de réduire certains coûts liés directement à l’existence de documents papier

• coût des consommables;
• entretien du matériel d’impression et de reproduction;

traitement des documents à durée de vie réduite (recyclage, destruction);

stockage et conservation archivage des documents à durée de vie importante.

Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques

• D’innombrables documents sont créés ou modifiés chaque jour dans une organisation.
• Il faut y ajouter les documents provenant de l’extérieur de l’entreprise.
• Gérer l’ensemble de ces documents, s’assurer de leur traitement et qu’ils sont adressés aux bonnes personnes peut s’avérer une tâche titanesque.
• La GED devrait fournit une interface centralisée permettant de traiter et de retrouver tout document.

Améliorer la traçabilité des documents

• Si les procédures sont adéquates, tout document créé ou transitant par l’organisation passe par la GED pour stockage et indexation.
• La situation où l’unique copie d’un document important est « perdue » dans le tiroir d’un collaborateur en congés appartient au passé.
• Un document dématérialisé est stocké dans le système de GED et son état de traitement courant est connu à tout moment.

Améliorer la fluifité de circulation et de traitement des documents

• Un document dématérialisé peut également circuler plus rapidement que son support papier.
• Les transferts lors de l’établissement ou de la validation d’un document deviennent pratiquement instantanés.
• Cela est particulièrement intéressant si l’organisation se compose de plusieurs départements, services ou surtout sites distants les uns des autres.

Augmenter la productivité

• L’amélioration de la traçabilité et de la fluidité de circulation des documents permet en soi des gains de productivité.
• Chercher un document spécifique ou rassembler les pièces d’un dossier est également plus rapide

B. Enjeux réglementaires

Répondre aux contraintes légales en matière d’archivage

Les législations nationales et les réglementations internationales imposent certaines contraintes en matière d’archivage :

• assurer l’authenticité d’un document,
• Identifier l’auteur d’un document,
• stocker des documents pendant plusieurs années,
• prévenir la destruction accidentelle de documents.

La GED offre des outils (signature, validation, archivage) pour répondre à ces contraintes.

Répondre aux exigences des normes de qualité

• Les normes de qualité imposent une traçabilité de tous les process d’une organisation.
• Elles supposent aussi que la documentation de ces process soit actualisée et disponible à tous et à tout moment.

Ici encore, la GED peut s’avérer précieuse face à cet enjeu.

III. Les principales fonctionnalités d’une GED

Un dépôt centralisé de documents électroniques ne constitue pas une GED au sens strict du terme. La présence de la majorité des fonctionnalités présentées ici est nécessaire pour parler réellement de GED.

Numérisation des documents

• La GED ne peut pas se limiter aux documents créés directement sous forme électronique.
• Elle doit également prendre en compte les documents papiers en les numérisant.
• La numérisation elle-même ne fournit qu’un fichier image peu exploitable. Un maximum d’informations doit donc en être extrait, par exemple grâce à un logiciel de reconnaissance de caractères.

Métadonnées, Folksonomie, Taxonomie

• Chaque document est associé à des métadonnées qui peuvent regrouper :
• le titre, l’auteur,
• L’édition,
• la source,
• La date
  ….Mais si plusieurs types de documents existent alors le système GED doit permettre en fonction du type de documents de proposer les métadonnées appropriées.

Ces métadonnées constituent un premier niveau d’indexation.

Folksonomie

• Est un système de classification collaborative décentralisée , spontanée, basé sur une indexation effectuée par des non-spécialistes
• Lors de l’ajout, les utilisateurs saisissent des mots-clés qui décrivent mieux – ou qui leur permettront de mieux retrouver – le document qu’ils sont entrain d’ajouter à la base documentaire.
• Exemple: Documents Comtables, Frais d’établissement, Frais d’avocat constitution

Taxonomie

• La taxonomie permet de mieux encadrer l’indexation en contraignant le choix des mots-clés;
• Ceci en structurant les termes entre eux sous forme d’hiérarchisation simple permettant d’établir un lien précis entre un terme et ses enfants dans l’arborescence.
• Chaque lien donne un sens additionnel et une signification au terme initial.
• Plus les termes enfants sont nombreux, plus on tend vers un vocabulaire organisé.

Recherche en texte intégral ou full-text

Lorsque l’indexation est automatique et couvre tout le contenu d’un document, on peut effectuer des recherches en texte intégral ou« full-text ».

• Similaire à ce que peut proposer un moteur de recherche sur le Web.
• En revanche, il faut souvent employer les termes exacts utilisés dans le document. De plus, les faux positifs sont nombreux.
• La précision de la recherche full-text peut être améliorée lorsqu’elle est utilisée en conjonction avec d’autres critères, par exemple sur les métadonnées.

La restitution

• Le mode d’indexation va impacter très considérablement les possibilités en matière de restitution;
• D’où encore une fois l’importance de faire les bons choix dans la stratégie d’indexation

Sauvegardes

• La mise en place d’une GED impose la sauvegarde régulière et fiable du dépôt de documents.
• Perdre une année entière de factures à cause du dysfonctionnement d’un disque dur est une perspective inacceptable.
• A terme il faudrait aussi penser à faire une sauvegarde plus ou moins simultanée sur un site déporté.

sécurité de la confidentialité

• Un système de GED doit fournir une gestion forte des droits d’accès (lecture, modification, suppression, création).
• Ces droits sont alors attribués à des personnes et/ou à desgroupes de personnes prédéfinis.
• En plus des droits d’accès il serait intéressant pour la solution d’intégrer la notion de confidentialité

Workflow

• L’utilisation correcte d’un système de GED suppose qu’un workflow (ensemble de procédures définissant les tâches individuelles à effectuer pour différentes opérations) est mis en place à tous les niveaux de l’entreprise.
• Le workflow peut en premier lieu être considéré comme une contrainte, mais s’il est bien implémenté les utilisateurs apprécieront la pro activité et la productivité qu’il engendre.

Principe

• Un workflow, ou flux de travaux, décrit et formalise toutes les étapes d’un processus et les flux d’informations associés.
• Un workflow n’est pas nécessairement linéaire. Il peut contenir des embranchements et des boucles accompagnées de conditions.
• Par abus de langage, le terme de « workflow » peut aussi désigner le logiciel permettant d’exécuter ces flux.

Exemples d’applications

• Production d’un rapport : écriture, corrections, validation des corrections, validation du document, signature, diffusion
• Gestion d’une non-conformité : déclaration de la non-conformité, validation, correction, validation de la correction
• Le cycle de vie d’un document : création, stockage, diffusion, archivage, destruction.

IV. Automatisation et Traitement en Vrac des Arriérés

Problématique

• La prise en compte des arriérés est l’un des facteurs bloquantsdans la conduite d’un projet GED;
• Le problème ne réside généralement pas dans la quantité;
• Plus les activités, les provenances, les catégories et autres bannettes du fond documentaire sont diverses et variées, plus les solutions standards répondant aux besoins sont rares;
• Un recours au développement spécifique s’impose pour accommoder le mode de traitement.

Modes de traitement

• Le mode de traitement des arriérés dépend largement du fond documentaire;
• Un examen minutieux (ou étude préalable) doit être fait afin de décider du mode de traitement
• Nous allons voir plusieurs scénarii et proposer des modes de traitements

Cas 1: La société ABC

• fond documentaire de 100.000 documents
• souhaiterais archiver afin de détruire les papiers qui lui prenaient beaucoup d’espace.

Cas 2: La société XYZ

est une grande école avec 500.000 documents à archiver pour 10.000 étudiants, donc 50 documents en moyenne par étudiant ;

• aimerait retrouver les documents par matricule et leur nom et prénoms;
• aimerait aussi que pour chaque étudiant, soient indexés les documents par type de documents: Diplômes, Documents Administratifs, Pièces d’Identités, Bulletins et Autres. Ainsi, nous avons en moyenne 10 documents par type de document.
• Ici, nous avons deux options selon les possibilités offertes par le système GED.

Cas 2: La société XYZ

Première option: Indexation manuelle
Il s’agit de manuellement saisir les informations pour chaque étudiant et chaque type de document appartenant à ce dernier et de numériser les documents appropriés.
Seconde option: Indexation automatique

•    Ici, il est question d’acquérir les informations automatiquement grâce à ce qu’on appelle généralement la RAD ou reconnaissance automatique des documents
  Plusieurs méthodes existent, mais la plus commune est l’utilisation d’intercalaires .
• Un intercalaire est un document comportant des informations reconnaissables par le système qui décrivent un ensemble de documents.

Outsourcing ou Externalisation

• La numérisation utilise du matériel et des logiciels coûteux.
• Elle nécessite aussi des procédures de vérification des documents numérisés.
• Les entreprises de taille réduite peuvent préférer l’externalisation.
• Même si l’entreprise choisit d’opérer en interne, l’externalisation de la numérisation peut être intéressante lors de la mise en place d’une GED.
• Un prestataire dédié peut reprendre toutes les archives et les intégrer au système.

V. Conduite d’un projet GED

Analyse des flux et de l’environnement

Les points suivants doivent impérativement être abordés :

• Typologie des documents & volumétrie annuelle :
• classer les documents par source : Scan, courrier, fax, document bureautique, export depuis un logiciel métier.
• Le nombre de documents ainsi comptabilisé va permettre de dimensionner le matériel de stockage de la GED,
• Description des flux de traitements & cartographie des postes de travail:
  Une analyse du mode de circulation des documents entre les différents acteurs va nous donner une vision des échanges entre entités ainsi que les outils utilisés pour effectuer les échanges,
• Analyse de l’environnement technique : faire le point sur les périphériques (scan, copieur / Fax), réseau et postes, et ainsi mesurer les investissements nécessaires

Définition du projet de GED

La définition du projet doit permettre de fixer des objectifs fonctionnels que doit atteindre la GED.
Si le projet n’est pas correctement définit, le risque de déception ou d’abandon de la solution de la part des utilisateurs n’est pas négligeable.
Les points permettant de border un projet d’implantation de GED sont les suivants :

• Définir le type de GED à mettre en place. Choisir une GED statique (Archivage, indexation, recherche, stockage), avec des Workflow, des besoins métiers spécifiques, à intégrée à des applications métiers existantes, etc.
• Définir le périmètre fonctionnel Déterminer les différents degrés d’automatisation aux WorkFlow existants, doit on avoir un module courrier par exemple, etc.
• Définir le plan de classement et le niveau d’indexation
• Déterminer les règles de classement (date, services, émetteurs, règles d’archivage,….),
• Concevoir une stratégie d’indexation
• Mettre en place un thésaurus de mots clés pour l’affectation automatique des documents dans la bannette du destinataire final,
• Anticiper la question de l’archivage
• Pour chaque procédure ou document, intégrer dès le début du projet les points tels que le délai de conservation, les visas d’élimination et les règles de transfert vers un service d’archivage électronique.
• Déterminer le cycle de vie du document avec les 3 niveaux d’archives
  : archive courante, archive intermédiaire, archive définitie

Mise en œuvre itérative avec la méthode AGILE

La méthode de gestion la plus appropriée à notre avis est une implémentation itérative qui une prise en compte incrémentale des besoins des utilisateurs
Les méthodes de développement agiles sont:

• des méthodes axées sur les personnes (utilisateurs et développeurs);
• avec pour objectif, la satisfaction du client
• en s’appuyant sur la réalisation d’un logiciel entièrement fonctionnel à chaque étape de sa fabrication.
• Le principe de cette méthodologie est de:
• développer un logiciel de manière incrémentale;
• en maintenant une liste totalement transparente des demandes d’évolutions ou de corrections à implémenter (backlog);
• avec des livraisons très fréquentes, tous les 3 mois en général;
• le client reçoit un logiciel à chaque fois un logiciel possédant toujours plus de fonctionnalités et en parfait état de fonctionnement.

Conduite de projet

• Un projet de GED doit être conduit par un Chef de projet chargé d’assurer le bon déroulement de l’implantation d’un projet de GED;
• Ce responsable doit être désigné dès le départ;
• il servira de référant pour l’équipe technique;
• assurera le suivi du déploiement de la GED et la liaison entre les différents acteurs du projet;
• Le chef de projet devra impliquer au plus tôt dans l’équipe l’ensemble des chefs de services et agents qui vont utiliser le système
• Une bonne Méthode de travail (séances de travail périodiques, notes sur l’état d’avancement, etc.) va permettre une réussite dans l’installation de la solution technique de la GED et de son adoption par les utilisateurs.

1. 1. 1. A cet effet il faut privilégier les approches itératives du type :
         • Maquette de la solution;
         • Test par des agents pilotes;
         • Correction et amélioration du fonctionnement de la GED;
         • Formation des utilisateurs à l’usage de la GED;
         • Déploiement auprès d’un large panel d’utilisateurs.

Risques et Contraintes d’un projet de GED

Le chef de projet doit dès le départ prendre en compte les facteurs qui peuvent négativement influencer la bonne conduite du projet.
Ce sont entre autres:
Incompréhension de la véritable nature d’un projet de GED

•  Un projet de GED est avant tout un projet organisationnel. (e-gov)
• Une solution de GED est destinée à automatiser des processus documentaires, et ne donnera des résultats optimums que si les processus sont définis et optimisés.
•  Incompréhension de la véritable nature d’un projet de GED (suite):
•  Puisque les documents sont souvent étroitement liés aux processus, à l’organisation (utilisateurs, départements, sites), au système d’informations (applications, bases de données, annuaire),
• Donc un projet de GED ne se résume pas à un projet technologique
•  Imprécision des objectifs et absence de stratégie :
•  Améliorer la qualité et la productivité, réduire les coûts et les délais sont des vœux, pas des objectifs suffisamment précis pour déterminer quels processus sont critiques, quels gains l’organisation peut réaliser, quelles orientations prendre, quelle stratégie adopter.
• Si les bénéfices de la GED sont généralement bien connus, les d’objectifs
  sont généralement peu précis et donc pas de stratégie.
• Souvent, la méconnaissance de la véritable nature d’un projet de GED laisse penser que la solution n’est qu’une affaire de technologie, et qu’il suffit de trouver le bon logiciel, doté des bonnes fonctionnalités (OCR, LAD, RAD, BCR, OMR, ICR, etc.), pour résoudre les difficultés de l’organisation à maîtriser ses documents.
• Eviter les copier-coller de cahiers des charges

          Confusions :

• La GED est un domaine confus pour beaucoup.
• D’une part, chacun voit la GED selon ses propres besoins, son métier, ses expériences.
•  D’autre part, la GED fait partie d’une vaste famille de concepts, produits et solutions qui s’intéressent aux documents : ECM, GEIDE, dématérialisation, numérisation, signature électronique, indexation, archivage, portails, thesaurus, bref…

VI. Type de Solutions

Les avantages et inconvénients des solutions Open Source

Les avantages et inconvénients des solutions Standards

Les avantages et inconvénients des solutions du développement spécifique

VII. Soyons Pratiques

• Vos préoccupations
• Aspects techniques avancés et réponses aux questions
• Comparaison de Solutions GED
• Test et évaluation de solution