Logiciel de gestion électronique de courriers

Docu-Courrier

Logiciel de gestion électronique de courriers (GEC)

 

Docu-Courriers est le logiciel de gestion électronique de courriers 100% web qui permet de dématérialiser tous les courriers (entrants et sortants), faire les imputations en donnant des instructions et des délais de traitements.

Logiciel de gestion électronique de courriers

Capture et indexation rapide des courriers

 

Docu-Courriers intègre les meilleures technologies de numérisation et de capture intelligente de documents afin de vous procurer une performance et une productivité sans équivalent pour la saisie et l'indexation de vos courriers :

  • Numérisation rapide du courrier avec gestion des lots, séparateurs et codes à barres
  • Détermination automatique des références (votre, notre), du destinataire, date et objet du courrier par lecture automatique du document (LAD)
  • Support des principaux scanners du marché
  • Import et indexation des flux électroniques (fax, email, flux EDI, XML, CSV)

Diffusion et Imputation du courrier

  • Diffuser ou imputer par collaborateur, service ou département, profil d’utilisateur, groupe de distribution ou à tout le monde
  • Donner différentes instructions à différents collaborateurs pour le même courrier
  • Le donneur d’ordre et le collaborateur reçoivent des alertes à l’approche des délais de traitement spécifiés

Visibilité 360° sur le statut en temps réel des dossiers

Via un portail ergonomique, vous et vos collaborateurs avez un accès rapide et sécurisé à l’information pour traiter à temps les dossiers ou renseigner immédiatement un client ou usager.

En utilisant les outils et vues de suivi des courriers par intervenant, dossier, date, expéditeur..., vous savez exactement ce qui a été fait et ce qui reste à faire.

Toutes les actions sur les courriers sont retracées : lectures, imputations, ajouts de fichiers, commentaires, etc

Confidentialité et sécurité

Par défaut, Docu-Courriers opère sur le principe d’accès déclaratif. Vous n’avez accès à un document que si l’accès vous a été donné explicitement ou que vous avez été imputé sur le courrier.

En un clic rendez un courrier confidentiel en lui affectant un niveau de confidentialité élevé. Les utilisateurs n’ayant pas ce niveau d’accès ne pourront pas accéder au courrier même si l’accès leur a été donné ou qu’ils aient été imputés sur le courrier par le passé.

Caractéristiques
  • Création des réponses et des documents sortants

Optimisez la qualité et les temps de réponse aux documents entrants dans votre organisation.

Vos collaborateurs génèrent facilement les courriers départs, choisissent leurs modèles de documents et leur allouent un processus de rédaction/validation

  • Génération automatique des références

Avec Docu-Courriers, plus besoin de se casser la tête pour savoir quelle référence donner à un courrier. Notre outil de génération de référence entièrement paramétrable s’adapte à votre manière de référencer vos courriers. Plusieurs aspects peuvent être pris en compte : la direction, le service, les initiaux de l’expéditeur, la nature du courrier, l’année, le mois, un numéro incrémenté, etc. (ex : DG/BK/AGR/2017-03/021)

Fonctionnalités
Avec DocuCourrier, plus besoin de se casser la tête pour savoir quelle référence donner à un courrier. Notre outil de génération de référence entièrement paramétrable s’adapte à votre manière de référencer vos courriers. Plusieurs aspects peuvent être pris en compte : la direction, le service, les initiaux de l’expéditeur, la nature du courrier, l’année, le mois, un numéro incrémenté, etc. (ex : DG/BK/AGR/2017-03/021)

  • Injecter rapidement les courriers à l’arrivée dans le système grâce à l’utilisation d’intercalaire
  • Référencement automatique ou manuelle des courriers
  • Alertes Emails et/ou SMS
  • Annotations et Commentaires
  • Traçabilités de l'historique du courrier (lectures, imputations, transferts. etc.)
  • Imputations multiples avec instructions et délai
  • Intégration des e-mails (et des fichiers joins) dans le système
  • Possibilité de générer des réponses (ou un nouveau courrier) via publipostage
  • Modèles de courriers disponibles ou intégrez vos propres modèles
  • Voir l’historique d’un courrier
  • Système d'intérim pour assurer la continuité
  • Tableau de bord, Statistiques et Reportings