Système d’archivage électronique des documents (SAE) - Docu-Archives

Système d’archivage électronique des documents (SAE)

Docu-Archives est une solution 100% web qui a été conçue dans le respect et le standard des normes archivistiques et du Record Management.

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Archivage pérenne et à valeur probante

Sécurisez vos acquis documentaires un système d’archivage qui assure l’intégrité de vos documents, respecte les durées de conservations légales pour une maitrise de vos obligations et ainsi vous assure la recevabilité de vos documents conservés comme preuves opposables en cas de litiges ou de contrôles

L’exploitation de vos documents facilitée en toute sécurité

  • Gestion unifiée pour l’ensemble de vos documents électroniques même le cas d’une entreprise avec des sites distants
  • Accès instantané et partagé à l’information facilité par des méthodes de recherches multiaxes et multicritères
  • Conditions optimales de sécurité et de confidentialité
  • Paramétrage personnalisé (Plan de classement, durée de conservation, habilitation des utilisateurs…)
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Maîtrisez, automatisez et facilitez l’indexation de vos documents

  • Lors de l’acquisition de vos documents, il est possible de reconnaître automatiquement le type de document grâce à la technologie RAD (reconnaissance automatique des documents).
  • En plus de la RAD, il est possible par exemple pour un contrat acquis, savoir exactement de quel salarié, clients ou fournisseurs il s’agit grâce à la technologie LAD (lecture automatique des documents).D’autres informations peuvent être acquises telles que la date du contrat, etc.

Tout ce dont le record manager à besoin

  • Gestion des versements
  • Gestion des prêts ou communications
  • Gestion du cycle de vie
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Fonctionnalités

  • Lecture Automatique de documents
  • Reconnaissance automatique de documents
  • Versement automatique selon le plan de classement
  • Indexation à partir des intercalaires (codes à barres)
  • Métadonnées configurables selon le type de document
  • La Gestion du cycle de vie des documents
  • Rechercher plein textes sur le contenu des documents archivés
  • Visionneuse de documents en mode PDF Viewer
  • poulet
  • Exportation des documents en PDF
  • Gestion de la sécurité et la confidentialité de vos documents
  • Gestion des emprunts des documents (demandeur, date de sortie et de retour prévisionnelle, alertes…)
  • Intégration avec votre ERP ou actuel système GED
  • Possibilité d’adaptation du logiciel aux normes AFNOR
  • Possibilité d’intégration de la signature électronique
  • Tableau de bord, Statistiques et Reportings

Les bénéfices

  • Avoir un accès rapide à l'information, donc favoriser leur implication dans la réalisation des objectifs métiers
  • Se concentrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée avec le gain de temps
  • Bénéficier d'un confort de travail grâce à l'automatisation des tâches répétitives
  • Favoriser le respect des règles et des procédures grâce à un meilleur partage de l'information
  • Confort de travail renforcé grâce à un accès sécurisé et immédiat à l'information.
  • L'industrialisation des procecessus métier qui favorise l’application et le respect des procédures
  • Un gain de temps et de confort appréciable pour trouver la bonne information au bon moment
Gagner en temps et ayez une meilleure visibilité sur le travail de vos collaborateurs
Soyez en conformité et répondez aux exigences réglementaires.
Gain de temps et de traçabilité
Réduisez a plus de 40% les temps et les coûts 
Diminuer les pertes et risques potentiels liés à une gestion manuelle
Des utilisateurs plus implqués grâce à l'ergonomie d'utilisation
Réduisez les coûts de traitement et le temps d'accès aux documents 
Logiciel ouvert et paramétrable : le portail, les écrans, les vues, les circuits de traitement et les tableaux de bord sont entièrement paramétrables et adaptables à chaque organisation via des assistants graphiques.
Compatible avec les standards du marché :  XML, PDF/A, Active Directory et Web Services pour s’intégrer facilement avec votre environnement informatique et garantir la pérennité de votre investissement.
Intégration avec vos Applications/ERP: DocuPro Suite d’intègre avec la plupart des ERP. Possibilité de créer des canaux de communication pour vos applications métiers.
Logiciel ouvert et paramétrable qui s'adapte à chaque organisation.
Architecture FullWeb: Déploiement simplifié, intuitif, prise en main de la solution aisée
Modélisez et créez des worflow métiers en un temps record et avec un minimum de code.
Intégration LDAP/AD: Il est possible de synchroniser l’annuaire DocuPro avec un annuaire de la norme LDAP ou Active Directory ou encore de mettre en place une authentification SSO.
Intégration avec SharePoint: L’intégration bidirectionnelle avec SharePoint vous permet de capitaliser sur votre intranet existant