Logiciel de Gestion Électronique de Courriers Administratifs - Docu-Courrier

Logiciel de gestion électronique de courriers

Logiciel de gestion électronique de courriers (GEC)

Docu-Courrier est le logiciel de gestion électronique de courriers 100% web qui permet de dématérialiser tous les courriers (entrants et sortants), faire les imputations en donnant des instructions et des délais de traitements.

Capture et indexation rapide des courriers

Docu-Courrier intègre les meilleures technologies de numérisation et de capture intelligente de documents afin de vous procurer une performance et une productivité sans équivalent pour la saisie et l'indexation de vos courriers :

  • Numérisation rapide du courrier avec gestion des lots, séparateurs et codes à barres
  • Détermination automatique des références (votre, notre), du destinataire, date et objet du courrier par lecture automatique du document (LAD)
  • Support des principaux scanners du marché
  • Import et indexation des flux électroniques (fax, email, flux EDI, XML, CSV)
Le logiciel de gestion électronique de courriers pour Maitriser-automatiser-et-faciliter l'indexation de vos documents.png

Le logiciel de gestion électronique de courriers pour optimiser la gestion de vos courriers.png

Diffusion et Imputation du courrier

  • Diffuser ou imputer par collaborateur, service ou département, profil d’utilisateur, groupe de distribution ou à tout le monde
  • Donner différentes instructions à différents collaborateurs pour le même courrier
  • Le donneur d’ordre et le collaborateur reçoivent des alertes à l’approche des délais de traitement spécifiés

Visibilité 360° sur le statut en temps réel des dossiers

Via un portail ergonomique, vous et vos collaborateurs avez un accès rapide et sécurisé à l’information pour traiter à temps les dossiers ou renseigner immédiatement un client ou usager.

En utilisant les outils et vues de suivi des courriers par intervenant, dossier, date, expéditeur..., vous savez exactement ce qui a été fait et ce qui reste à faire.

Toutes les actions sur les courriers sont retracées : lectures, imputations, ajouts de fichiers, commentaires, etc.

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Le logiciel de gestion électronique de courriers pour sécuriser vos courriers.png

Confidentialité et sécurité

Par défaut, Docu-Courrier opère sur le principe d’accès déclaratif. Vous n’avez accès à un document que si l’accès vous a été donné explicitement ou que vous avez été imputer sur le courrier.

En un clic rendez un courrier confidentiel en lui affectant un niveau de confidentialité élevé. Les utilisateurs n’ayant pas ce niveau d’accès ne pourront pas accéder au courrier même si l’accès leur a été donné ou qu’ils aient été imputés sur le courrier par le passé.

Fonctionnalités

  • Créez des portails sécurisés
  • Générer les documents grâce au publipostage
  • Classer et indexer les documents
  • Gérer le cycle de vie des documents 
  • Gérer le versioning
  • Gérer la sécurité et la confidentialité des documents 
  • Indexation via taxonomie (arborescence), folksonomie (mots clés)
  • Recherche en Plein Texte 
  • OCR 
  • Lecture Automatique de documents 
  • Reconnaissance automatique de documents 
  • Tableau de bord, Statistiques et Reportings

Les bénéfices

Avoir un accès rapide à l'information, donc favoriser leur implication dans la réalisation des objectifs métiers
Se concentrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée avec le gain de temps
Bénéficier d'un confort de travail grâce à l'automatisation des tâches répétitives
Favoriser le respect des règles et des procédures grâce à un meilleur partage de l'information
Une ergonomie qui favorise l’implication des utilisateurs et managers.
Confort de travail renforcé grâce à un accès sécurisé et immédiat à l'information.
L'industrialisation des procecessus métier qui favorise l’application et le respect des procédures
Suivi en temps-réel des actions grâce au portail, corbeille de tâches et tableaux de bord.
Un gain de temps et de confort appréciable pour trouver la bonne information au bon moment
Une implication plus forte dans la démarche qualité et réduction des risques.
Centralisation du pilotage de vos processus métiers
Gagner en temps et ayez une meilleure visibilité sur le travail de vos collaborateurs
Bénéficier d'une relation renforcée avec vos equipes
Suivez en temps-réel les dossiers et de leur circuit de traitement
Relation renforcée avec vos clients et fournisseurs
Soyez en conformité et répondez aux exigences réglementaires.
Gain de temps et de traçabilité
Respectez les délais et les engagements contractuels
Réduisez a plus de 40% les temps et les coûts 
Ayez les moyens de soutenir et pérenniser votre démarche d'amélioration continue
Diminuer les pertes et risques potentiels liés à une gestion manuelle
Soyez en conformité par rapport à vos obligations réglementaires et engagements
Ayez une visibilité et traçabilité rapide et totale sur les dossiers
Réduisez les coûts de traitement et le temps d'accès aux documents 
Logiciel ouvert et paramétrable : le portail, les écrans, les vues, les circuits de traitement et les tableaux de bord sont entièrement paramétrables et adaptables à chaque organisation via des assistants graphiques.
Compatible avec les standards du marché :  XML, PDF/A, Active Directory et Web Services pour s’intégrer facilement avec votre environnement informatique et garantir la pérennité de votre investissement.
Intégration avec vos Applications/ERP: DocuPro Suite d’intègre avec la plupart des ERP. Possibilité de créer des canaux de communication pour vos applications métiers.
Logiciel ouvert et paramétrable qui s'adapte à chaque organisation.
Architecture FullWeb: Déploiement simplifié, intuitif, prise en main de la solution aisée
Modélisez et créez des worflow métiers en un temps record et avec un minimum de code.
Intégration LDAP/AD: Il est possible de synchroniser l’annuaire DocuPro avec un annuaire de la norme LDAP ou Active Directory ou encore de mettre en place une authentification SSO.
Intégration avec SharePoint: L’intégration bidirectionnelle avec SharePoint vous permet de capitaliser sur votre intranet existant